Infoland introduceert nieuwe standaard voor efficiënt documentmanagement

Interactieve documenten: de volgende stap richting het A.I. tijdperk

Bedrijven van de toekomst zitten niet stil als het gaat om de adoptie van nieuwe technologische oplossingen. Thema’s als big data, analytics, robotisering, sensoren en A.I. staan hoog op de agenda’s bij organisaties die slimmer en efficiënter willen werken. Bijvoorbeeld om de juiste documenten, protocollen of werkinstructies te vinden op de werkvloer. De introductie van handige apps lijkt al revolutionair. Nu maakt softwarebedrijf Infoland de volgende stap met de introductie van interactieve documenten. Zoeken en het doorspitten van statische, saaie, lange en tijdrovende documenten is passé. Interactieve documenten verberteren de snelheid én toepasbaarheid waarmee informatie bij gebruikers komt. Intelligentie krijgt een plek binnen efficiënt documentmanagement. Met deze ontwikkeling zet het Veldhovense softwarebedrijf een nieuwe standaard voor de toekomst.

Van digitaal naar mobiel naar (artificiële) intelligentie

Sinds de opkomst van het internet staat gebruikersgemak en de snelheid waarmee gebruikers de juiste documenten kunnen raadplegen centraal. In de afgelopen 20 jaar is er een duidelijk trend ontstaan in de wijze waarop organisaties hun documentbeheer inrichten. Zo rond de eeuwwisseling
in fase 1 was er een opvallende overgang van papieren documenten naar een digitale vorm. In Nederland is Infoland één van de eerste leveranciers van webbased document management. Het borgen en digitaal beschikbaar stellen van documenten, vormde daarbij de basis. Steeds meer organisaties namen hierdoor afscheid van netwerklocaties zoals de G:/-schijf.

Customer Time Management

De afgelopen 3 jaar, fase 2, is het opvallend hoeveel mobiele oplossingen er geïntroduceerd zijn. Ambulante medewerkers kunnen nog sneller en eenvoudiger documenten vinden en het principe ‘anytime en anywhere’ heeft nieuwe lading gekregen. Vanuit deze ontwikkeling ontstaar ‘the next step’. De basis voor fase 3. In deze fase staat het meest waardevolle bezit centraal; tijd! Hoe kunnen medewerkers nog slimmer en efficiënter en zo tijd overhouden voor het werk dat er écht toe doet? Bedrijven als Coolblue, Netflix en Booking.com spelen hier perfect op in én hebben met een focus op Customer Time Management een nieuwe standaard en verwachting gecreëerd. De introductie van interactieve documenten past daar uitstekend bij.”

Decision Based Content

Steeds meer organisaties praten over de toekomst van A.I.. Veel organisaties hebben op het gebied van intelligent documentbeheer nog grote stappen te maken. De G:/-schijf is verdwenen, maar systemen als Sharepoint en Google Drive bieden nog steeds niet de oplossing voor het probleem. Het vinden van de juiste informatie blijkt namelijk in dergelijke oplossingen een grote bron van frustratie. De eerste stap is om te voldoen aan de verwachting van mensen. Informatie moet eenvoudig, direct toepasbaar en supersnel beschikbaar zijn. Hiermee krijgen ze meer tijd voor de dingen waar ze écht energie van krijgen; het helpen van hun klanten en bezig zijn met hun vakgebied. Het toevoegen van intelligentie aan documenten is daarin een logische eerste stap. een voorbeeld hiervan is Decision Based Content; een nieuwe methode waarmee de navigatiesnelheid van een document significant toeneemt. Op den duur zal dit zeer zeker evolueren naar artificiële intelligentie!”.

Interactieve documenten; hoe werkt het?

Navigatiesnelheid, de toepasbaarheid van informatie en zo min mogelijk langdradige teksten, vormen de basis bij interactieve documenten. Infoland wil de komende jaren hier steeds meer artificiële karaktertrekken aan toevoegen. Het begint met een basisset aan intelligentie. Een verpleegkundige van een regionaal ziekenhuis is op weg naar een patiënt waarbij een infuus wordt aangebracht. Ze loopt de kamer binnen, constateert dat het om een kind gaat en dat er een nieuw infuussysteem ligt dat ze moet gebruiken. Ze heeft een paar weken geleden een keer geoefend maar het is haar even ontschoten hoe het werkt. Voorheen moest ze op zoek gaan naar de werkinstructie. Eenmaal gevonden is er de uitdaging om in een 35 pagina’s tellend document de juiste pagina te vinden. Omdat het gaat om een specifieke handeling, het aanbrengen van een infuus bij een jonge patiënt met zichtbare aders, moet ze extra lang zoeken en lezen om de juiste informatie te vinden. Erg tijdrovend dus! Met interactieve documenten is dat passé.

De nieuwe situatie

In de nieuwe situatie pakt ze haar mobiel en scant de barcode op het apparaat. Een overzicht van het infuussysteem verschijnt en ze kiest ervoor om de werkinstructie te openen. Bij het openen van de instructie verschijnt de vraag ‘Gaat het om (a) een patiënt onder de 18 jaar of (b) een patiënt boven de 18 jaar?’. Ze klikt op de juiste knop en krijgt vervolgens de vraag of het gaat om (foto A) bijna onzichtbare aders of (foto B) zeer goed zichtbare aders. Ze kiest voor foto B en een instructievideo verschijnt – evenals een interactieve foto – met kennisinformatie over ieder onderdeel van het infuussysteem. Ook krijgt ze een melding dat ze eerst haar handen moet ontsmetten alvorens te starten. Ze kiest vervolgens voor de video en doorloopt de stappen; binnen 1 minuut is ze klaar en kan ze naar de volgende patiënt. Met de introductie van interactieve documenten heeft ze zeker 10 minuten bespaart en is de kans op fouten enorm gereduceerd.”

Tagged